Policlínica Metropolitana apuesta por automatización y SAP BTP para transformar procesos críticos junto a ABSIDE

La institución redujo 99% las consultas operativas vinculadas con honorarios médicos y automatizó la actualización de la tasa cambiaria como parte de una estrategia orientada a eficiencia, seguridad y escalabilidad.

La transformación digital suele medirse por la cantidad de tecnología incorporada, pero en Policlínica Metropolitana el punto de partida fue otro: identificar procesos críticos que consumían tiempo, generaban dependencia operativa y podían beneficiarse de una gestión más automatizada.

Con el acompañamiento de ABSIDE, la institución avanzó en dos frentes concretos: la automatización de la actualización diaria de la tasa cambiaria y la creación de un portal de autogestión para honorarios médicos sobre SAP Business Technology Platform (SAP BTP). El impacto más visible fue una reducción de 99% en las consultas operativas asociadas a este último proceso.

Más allá del indicador, el proyecto muestra cómo una estrategia de automatización bien enfocada puede liberar capacidad interna, mejorar la disponibilidad de información y crear una base tecnológica preparada para nuevas etapas de crecimiento.

Automatizar donde el riesgo operativo es mayor

Uno de los procesos identificados como prioritarios fue la actualización de la tasa cambiaria, una tarea diaria con incidencia directa sobre operaciones financieras, fiscales y administrativas.

La dependencia de una ejecución manual implicaba seguimiento permanente y exposición a posibles errores o retrasos. Frente a ese escenario, ABSIDE implementó un robot de automatización de procesos, o RPA, capaz de monitorear la información requerida y actualizarla en los sistemas correspondientes.

Para Johan Durre, director de Tecnología y Nuevos Negocios de Policlínica Metropolitana, la automatización debía partir de una premisa básica: ordenar antes de automatizar.

“Para automatizar hay que estar seguro de tener procesos claros y transparentes, porque si no, vas a automatizar un desastre. Vimos una oportunidad tremenda de la mano de ABSIDE, con unos demos que ellos nos prepararon, con los cuales pudimos visualizar cómo se podría hacer esa operación en distintos momentos”, explicó.

La solución permitió convertir una tarea repetitiva y sensible en un proceso más consistente, con menor intervención manual y mayor control operativo.

Un portal que cambió la relación entre Finanzas y los médicos

El segundo desafío estaba en la gestión de honorarios médicos. Las consultas sobre cuentas, pagos, retenciones, notas de crédito y movimientos administrativos generaban una carga constante para el área de Finanzas y obligaban a los especialistas a depender de terceros para acceder a información sobre sus propios procesos.

La respuesta fue un portal de autogestión desarrollado sobre SAP BTP, disponible de forma continua y diseñado para dar acceso directo a esa información.

El cambio fue sustancial.

“Desde el punto de vista de la transformación, la transparencia, la disponibilidad y la seguridad que ofrece la herramienta, prácticamente el tiempo de atención de los médicos se ha reducido a casi nada. Si yo pudiera decir un número, es 99% menos consultas”, señaló Durre.

La disminución de solicitudes operativas permitió reducir fricción en ambos lados: el área financiera pudo dedicar menos tiempo a responder consultas repetitivas y los médicos ganaron autonomía para revisar su información cuando la necesitaran.

Para Durre, ese tipo de automatización también tiene un efecto directo sobre la capacidad de los equipos para innovar.

“Esta automatización abre espacio para la innovación y la creatividad dentro del equipo”, afirmó. Una arquitectura pensada para crecer

La elección de SAP BTP no respondió únicamente a una necesidad inmediata. Policlínica Metropolitana buscaba también construir una base tecnológica que pudiera acompañar nuevas iniciativas en el tiempo. “Es una herramienta perfectamente escalable en el tiempo y que nos va a soportar el crecimiento de la empresa”, indicó Durre.

Ese componente de escalabilidad es uno de los elementos centrales del proyecto. En lugar de resolver dos necesidades de forma aislada, la estrategia permitió avanzar sobre una arquitectura con capacidad de ampliación y adaptación.

Para ABSIDE, el caso también refuerza un enfoque de trabajo en el que la tecnología se aplica sobre desafíos específicos del negocio y se acompaña con procesos estructurados, metodología y conocimiento especializado.

Tres palabras para definir a ABSIDE

Al ser consultado sobre la experiencia de trabajo con la compañía, Durre sintetizó su percepción en tres conceptos:

“Profesionalismo, reputación y método de trabajo”.

La definición cobra especial relevancia en un entorno como el de salud, donde la implementación tecnológica debe convivir con altos niveles de exigencia operativa y continuidad.

A esto se suma la certificación ISO 9001 de ABSIDE, asociada con sistemas de gestión de calidad y procesos de mejora continua. En opinión de Durre, este respaldo aporta una señal adicional de confianza para los clientes.

“Tener una certificación ISO de alguna manera le da un aval más a los clientes de que ABSIDE cumple con estándares de calidad mundial y de mejores prácticas, y yo en particular y mi equipo estamos totalmente seguros de que ABSIDE es un socio muy hábil y que hace cosas muy bien”, sostuvo.

De proveedor tecnológico a socio de transformación

El proyecto deja una lectura que va más allá de la automatización de tareas específicas. La transformación digital de Policlínica Metropolitana avanza sobre una lógica de priorización: identificar cuellos de botella, resolverlos con tecnología y construir capacidades que puedan escalar.

En ese proceso, el papel de ABSIDE ha evolucionado hacia una relación de mayor alcance.

“ABSIDE va a ser un socio importante de nosotros en ese camino”, concluyó Durre.

El caso muestra que la automatización no siempre empieza por iniciativas de gran escala. A veces, el mayor impacto surge al intervenir procesos cotidianos pero críticos, donde unos minutos, una consulta o una tarea manual repetida cientos de veces terminan convirtiéndose en una carga significativa para la organización.

En Policlínica Metropolitana, la combinación de RPA, SAP BTP y una metodología de implementación orientada a resultados permitió transformar esa carga en eficiencia operativa, mayor autonomía y una plataforma preparada para seguir creciendo. Para ABSIDE, el proyecto confirma su posicionamiento como un aliado capaz de conectar tecnología, procesos y objetivos de negocio en escenarios de alta exigencia.

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