De acuerdo con Fedesarrollo, la tasa de deserción universitaria alcanzó el 46%, motivando la conversación hacia nuevos sistemas y modelos educativos que logren conservar el interés de los estudiantes, pero también del cuerpo docente y administrativo de las instituciones.

Ejemplo de esto ha sido la rápida implementación del modelo estudiantil híbrido, tanto así que el 49% de los adultos visualiza la educación a corto y largo plazo bajo este esquema.

Poco a poco los procesos educativos han logrado evolucionar a partir de nuevas metodologías y diferentes sistemas, sin embargo, existe un factor desequilibrante que las instituciones no pueden perder de vista: los estudiantes reclaman cada vez más autonomía en sus procesos y la toma de sus decisiones está impulsada por la experiencia que tienen desde el primer día. De esta manera, los protocolos dispendiosos, la falta de infraestructura, y los procesos obsoletos, son una puerta abierta a la deserción.

“La vida académica está llena de expectativas, los estudiantes esperan encontrar un programa ajustado a sus preferencias, recibir asesoría ágil y sencilla que les permita simplificar las actividades administrativas. Buscan un campus innovador, con aulas digitalizadas donde puedan tener un verdadero espacio de inmersión, ya sea de forma presencial o híbrida; entendiendo la importancia que ha tomado la educación virtual. Así mismo, requieren facilidad y rapidez al momento de hacer un trámite o solicitar un documento. Cuando no se cumple alguna de estas condiciones, se genera una ruptura en el proceso”, comenta Paola Vela, Gerente de Marketing de Ricoh Colombia.

Entendiendo esto, algunas instituciones de educación superior le han apostado a reducir la tasa de deserción estudiantil, que según Fedesarrollo ha alcanzado el 46% en la educación superior. Esto, a partir de la implementación de soluciones tecnológicas como Ricoh Higer Education, Smart Flow y gestión documental. Con estos sistemas han logrado automatizar los procesos administrativos, reducir las tareas manuales, crear ecosistemas de colaboración y conectividad que mejoran notablemente la eficiencia operativa.

“Durante los últimos años, hemos venido fortaleciendo nuestros procesos para mejorar la experiencia de toda la comunidad educativa, por lo que hemos aplicado un sistema de gestión documental que nos ha permitido entre otras cosas, agilizar los procesos de admisiones, digitalizar y centralizar la información de cada estudiante, reducir los tiempos de administración y recuperación de documentos, así como gestionar eficientemente los procesos estudiantiles. De esta manera, hemos logrado consolidar más de 600 mil expedientes académicos y más de 1 millón de folios de movimientos contables”, explica Cesar Santos, Coordinador de Servicios Universitarios de la Universidad Jorge Tadeo Lozano de Bogotá.

Además de fortalecer las tareas administrativas, los estudiantes y docentes pueden contar con entornos de aprendizaje híbridos, dotados con pizarras interactivas, equipos disruptivos de audio y video, así como laboratorios de desarrollo de proyectos, emprendimiento e innovación. “Estas herramientas se convierten en una solución frente a la retención de colaboradores y estudiantes, y adicionalmente, encaminan a las instituciones a implementar la transformación digital y sostenible como parte de sus estrategias de negocio”, afirma Paola Vela.

Es así como, a partir de estos modelos operativos, instituciones como la universidad de Bogotá Jorge Tadeo Lozano, han logrado agilizar los procesos de toma de decisiones, crear ambientes de estudio y trabajo interconectados, mientras se reducen los gastos directos y la huella ambiental, pues han alcanzado un ahorro de más de 20 toneladas de papel, optimizando 300 metros cuadrados de espacio, utilizado generalmente para el almacenamiento de archivos.

“Con esta transformación, hemos identificado que al brindarle a los estudiantes la posibilidad de tener un recorrido académico más fluido a través de la innovación tecnológica en los trámites y procesos, se entrega una experiencia de servicio personalizada en la formación universitaria, lo que tiene un efecto positivo en la decisión de permanencia de los estudiantes y les permite construir un proyecto profesional”, menciona el Coordinador Santos.