• El unicornio de tecnología TOTVS explica como las compañías pueden adaptarse para cumplir con la nueva obligación en país

A partir de este mes de agosto, todas las empresas colombianas que presenten impuestos sobre la renta y realicen pagos a empleados o pensionados deben iniciar el proceso de generación y transmisión mensualmente de la nómina electrónica a la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional). La emisión del documento será mediante un software que deberá integrarse en el sistema ya utilizado por las empresas para su gestión corporativa.

Con el inicio del plazo para habilitación en el servicio informático con la DIAN, Colombia avanza en la transformación digital corporativa en el país. “Este es un paso más fundamental para la digitalización colombiana. Muchas empresas colombianas, algunas medianas a grandes, aún no cuentan con un sistema de gestión para unificar la información de su negocio, que incluye la nómina. El cambio que tendrán que sufrir estas compañías necesariamente traerá más competitividad a todo el segmento corporativo”, afirma Ivaldo Pereira, gerente general de TOTVS Región Andina, uno de los unicornios tecnológicos de América Latina.

El ejecutivo de TOTVS explica los principales detalles e instrucciones paso a paso para que las empresas en Colombia se adapten a la nueva legislación:

1) Confiar en un socio tecnológico estratégico: Más que implementar un sistema de gestión que incluya nómina electrónica y se integre con el software de envío de los documentos a DIAN, las compañías colombianas deben buscar establecer una alianza con su proveedor de tecnología. “No basta firmar un contrato e instalar el ERP. Es necesario contar con un socio que entienda el negocio, la realidad de la empresa, el mercado y el país, que tenga alcance y estructura internacional y esté dispuesto a estar presente siempre que sea necesario”, explica Pereira.

2) Organizar la información internamente: Para que la nómina electrónica esté preparada y enviada correctamente a la DIAN, es fundamental que la empresa organice toda la información interna. No solo en lo que respecta a los empleados, sino también a todo lo relacionado con el negocio en sí. “El refinamiento de los datos hará que la empresa mejore sus procesos administrativos, incluso en relación con la nómina. Mitigar los errores es una de las mejores formas de ganar tiempo, aumentar la productividad y ahorrar recursos”, comenta el ejecutivo.

3) Unificar electrónicamente todos los datos de la nómina: Después de organizar la información corporativa, el siguiente paso es no solo digitalizar los datos del departamento de personal, sacando todo del papel, sino también unificarlos en un mismo sistema de gestión. "Esta etapa es muy importante. Muchas empresas insisten en mantener la nómina llenándose en programas paralelos, que están bajo la custodia de un solo departamento y unas pocas personas. Al migrar todo esto al ERP, que ya gestiona toda la empresa, la información se centraliza, no se pierde, se pone a disposición de todo aquel que necesite acceder a ella y, así, se minimizan los errores”, completa el ejecutivo.

4) Asegurar la integración con el sistema DIAN: Finalmente, es necesario iniciar la habilitación el sistema de la empresa con el software que utiliza el gobierno colombiano para recibir la nómina electrónica. Y para transmitir correctamente los datos, es necesario asegurarse de que su sistema de gestión esté integrado con la DIAN. “Este es un punto importante y que refuerza la necesidad de que las empresas establezcan una asociación tecnológica sólida. No se trata solo de asegurar la emisión electrónica del documento correctamente, sino principalmente de tener a tu lado un verdadero aliado que te traerá no solo la solución completa e integrada, pero también apoyo y atención para resolver las dudas y problemas que puedan surgir en el proceso”, concluye el gerente general de TOTVS Región Andina.