La Universidad de la Sabana fue fundada en 1979. Tuvo su primera Sede en el tradicional barrio Quinta Camacho en la localidad de Chapinero y desde 1988 empezó a trasladar sus ocho facultades a un gran campus en la entrada a Chía y operan todas sus unidades académicas no sólo físicamente, sino –dada la actual contingencia- desde la Nube.

La Universidad de la Sabana ha sido un ejemplo de transformación, crecimiento y resiliencia. No es la primera vez que enfrenta una crisis. En el pasado también se vio obligada a detener operaciones. Eran las 9:45 de la mañana del lunes de Pascua cuando los estudiantes vieron inundada su nueva sede en menos de 180 minutos por cuenta del fuerte invierno de aquella época y la rotura de un jarillón que hizo que todo el campus quedara bajo las aguas. Sin embargo, sus operaciones nunca se detuvieron y en tan sólo cuatro meses la actividad volvió a la normalidad en un campus aún más dinámico y fortalecido.

El riesgo de perder toda la información almacenada en los centros de datos del campus generó una alarma que llevó a la reevaluación de los sistemas informáticos. Por eso, la Universidad vio en las nuevas tecnologías un aliado importante. Con la intención de migrar hacia un nuevo modelo, la institución escogió a Oracle como aliado estratégico para construir un nuevo campus, el digital.

Fue así como -desde 2014- se estableció un plan para proyectar a la institución a ser una universidad de tercera generación. Se estableció una hoja de ruta hacia la transformación digital que incluía bajar la complejidad de los sistemas existentes y dar respuesta rápida a los modelos nuevos de gestión.

De acuerdo con la estrategia liderada por Carlos Alberto Martínez, director de Sistemas y Tecnologías de Información de la Universidad de la Sabana, “desde 2014 hasta 2017 se llevó a cabo un primer proceso de transformación de la universidad. Se cambió la dinámica de la institución para abordar nuevos procesos académicos y administrativos de gestión, integrándolos y logrando reducir la multiplicidad de sistemas de información, consiguiendo así bajar la complejidad”.

UNA UNIVERSIDAD DE TERCERA GENERACIÓN

Se buscaba proyectar a la Universidad como una institución flexible y dinámica, de fácil acceso, que identificara fácilmente a sus usuarios, con la información y los canales correctos y con un sistema de seguridad robusto. Y, como lo afirma el ingeniero Martínez, para lograr esto se requería tecnología.

Lo más sensible para avanzar en la estrategia era la protección de los datos. Por eso tomaron toda la información que estaba en los centros de datos y la migraron hacia la nube de Oracle lo cual resolvió distintos retos: bajar el costo total de propiedad, pagar por demanda y disponibilizar servicios rápidamente. En otras palabras, la universidad garantizaba con esto la agilidad, el control costos y dinamizar el costo fijo.

Para Carlos Martínez, en esta instancia, “la adopción de un modelo en la nube se tradujo en diversos beneficios -económicos y productivos- para la institución”. Y afirma que al principio se calculó un ahorro del 21% en el caso de negocio, comparando con la operación en la nube con el modelo tradicional de compra de equipos y renovación tecnológica; pero hoy en día el retorno real de la inversión ha sido del 32%. Y en lo referente a variabilizar el uso de la infraestructura, el modelo de la Universidad se volvió (aún más) óptimo pues, pagar por demanda permitió reutilizar las capacidades en otros proyectos cuando no se estuvieran usando en determinadas funciones. Todo esto ha permitido a La Sabana entrar al mundo de la universidad de tercera generación buscando desarrollar ventajas y habilidades competitivas, disponiendo tecnologías emergentes, requeridas para desarrollar una universidad con estas características.

Lo cierto es que los estudiantes ya reciben los beneficios de este proceso. La universidad ha garantizado cambios tangibles para la comunidad como la inscripción de materias. Esto, que en el pasado era un momento complicado para jóvenes, profesores y administrativos, hoy se resuelve con un click desde cualquier parte, dispositivo y momento.

Carlos asegura que el cambio ha sido trascendental pues los estudiantes hoy pueden inscribir sus asignaturas en un 1 minuto 10 segundos en periodos de alto tráfico virtual (cuando antes duraban más de 7 minutos en el proceso).

Así mismo, cuenta que, el 97% de las asignaciones de salones y estudiantes se ha logrado optimizar, generando ahorros de casi $1.800 millones al año. Esto simboliza un logro debido a que anteriormente la tarea requería de un gran esfuerzo, pues se debía hacer un cálculo cruzado entre la capacidad de los salones, el cupo máximo de personas por cada uno y el número de estudiantes por profesor. Lo cual se hacía para cada semestre, cada carrera y cada docente.

PREPARADA ANTE CUALQUIER ESCENARIO, LA NUEVA REALIDAD

A raíz del reciente decreto de aislamiento obligatorio preventivo, anunciado por parte del Gobierno Nacional, la Universidad de La Sabana se vio ante la necesidad de responder rápidamente para enfrentar la situación. A través de la plataforma de nube de Oracle encontró, en el modelo virtual, la posibilidad de dar continuidad a las clases sin tener que frenar el semestre y afectar a miles de estudiantes.

Cuando el gobierno de la Universidad decidió pasar al modelo en línea, no se imaginó lo que ocurriría: el primer día de clases virtuales tuvo una tasa de asistencia del 97%, con 19.796 estudiantes conectados (de un total de 20.323). Y el martes, 24 de marzo, la institución logró más del 95% de las clases, ya que 998 (de 1.100) sesiones se ejecutaron de manera efectiva. El ingeniero Martínez asegura que se logró una asistencia sin precedentes, pues el número de profesores y estudiantes conectados superó el promedio de personas que normalmente están presentes en el campus.

Para nosotros conocer esto es un orgullo en todo sentido, afirma Juan Manuel Mesa, gerente de Oracle para Colombia y Ecuador, “somos parte de una gran transformación con nuestras soluciones y porque más allá de la tecnología está el impacto que la Universidad está teniendo en sus estudiantes, profesores y colaboradores. Sin duda en un momento histórico que ya no tiene vuelta atrás”.

Poder contar con un campus virtual disponible tanto para circunstancias normales como para contingencias ha resultado realmente efectivo para la Universidad de la Sabana. Garantizar las clases, facilitar los trámites y evitar desplazamientos hasta el campus han sido algunas de las alternativas a las cuales ha podido recurrir la institución. Al contar con herramientas como la nube y sistemas como peoplesoft han apoyado una operación a distancia sin generar traumatismos o dificultades en los procesos.

Tanto la población académica como administrativa de La Universidad de La Sabana han logrado operar sin ningún contratiempo. Los administrativos han logrado trabajar desde su casa y se ha podido poner a disposición toda la tecnología existente para no interrumpir sus operaciones, claves en un modelo que atiende a una comunidad académica.

Hoy La Universidad de La Sabana no solo opera académicamente sino además administrativamente, llevando al día sus transacciones y procesos financieros y de recursos humanos, incluidos los pagos de nómina y terceros, ya que el ecosistema creado se integra virtualmente con las entidades financieras, como si estuvieran en el campus presencial.

Esto es posible, teniendo en cuenta que el ecosistema creado y diseñado desde año 2014 por La Universidad y por Oracle, buscaba darle respuesta a un campus digital en todas sus dimensiones y que los procesos administrativos de apoyo operaran en el mismo ecosistema integrado. Es así como la suerte se puede traducir como la intersección perfecta entre una visión, una planeación y la implementación de una buena idea, al servicio de un problema no esperado.