Por: Sergio Saggese, Presidente & Co-fundador de Agnóstica

El trabajo remoto es una de las soluciones más comunes para mitigar los riesgos ante amenazas, como una pandemia que, como en este caso, imposibilita y/o limita el acceso a los empleados a las instalaciones de la compañía, permitiéndoles tener acceso desde sus casas a las aplicaciones de la organización en la que labora, todo ello, para tratar de tener un adecuado nivel de operatividad dependiendo de la cobertura que le ofrezcan los planes de la empresa sobre los accesos requeridos para su normal funcionamiento. En este contexto, se constituye en la mejor opción de las empresas para continuar con la productividad laboral y conservar la salud de sus empleados frente a la amenaza de contagiarse con el COVID-19.

Todo esto ha llevado a que el 88% de las empresas les hayan solicitado a sus empleados que trabajen desde sus casas debido al COVID-19, esta referencia está reseñada en un estudio reciente de Gartner realizado a 800 responsables de Recursos Humanos de compañías en todo el mundo.

Por estas razones, no puede existir un plan de contingencia que no contemple el trabajo remoto, ya que es fundamental para que las empresas puedan continuar operativas y sus empleados puedan acceder a las aplicaciones y datos que necesitan para trabajar de forma productiva desde cualquier dispositivo y lugar, como si estuvieran en la oficina.

El problema es que las empresas no están preparadas para que sus empleados dispongan de todas las facilidades para ejecutar la totalidad de su trabajo adecuadamente desde su casa, más allá del correo electrónico, una aplicación web y, uno que otro empleado que cuente con accesos VPN o soluciones de virtualización de escritorios/aplicaciones, ya que nos es habitual tener acceso a todos los contenidos y aplicaciones de la computadora de su oficina.

Convertir el trabajo presencial de una organización en uno virtual al 100% o, en una combinación de ambos, conlleva una serie de desafíos, tanto para el empleado como para la empresa, ya que supone preparación y ajustes durante la transición que puede generar problemas de comunicación, afectando la productividad. El éxito de este esquema depende de su correcta implementación, es por ello, que es aconsejable que las empresas que quieran aplicar esta modalidad lo hagan de forma gradual, con previa preparación alternando días de trabajo presencial con días de trabajo remoto hasta asegurar su correcto funcionamiento y medir las capacidades concurrentes requeridas.

Igualmente, si bien las organizaciones suelen tener un plan de contingencia para evitar interrupciones de servicio y garantizar su continuidad operativa ante eventos disruptivos que impidan o limiten el acceso del personal a sus instalaciones, sustentados en trabajo remoto de su personal crítico, muy pocas habían definido un escenario de pandemia como el COVID-19 que tiene un impacto en duración y magnitud, que hace que la mayoría de los planes establecidos sean inviables en el tiempo, y otras teniendo las políticas para enfrentar a esta amenaza no la dimensionaron adecuadamente, lo visualizaron como algo pasajero y activaron demasiado tarde sus planes. Esto representa un gran reto para todas las organizaciones, ya que inclusive las que estaban preparadas con sus planes de contingencias probados solo estaban basados en procesos críticos y sobre un numero finito de empleados y aplicaciones.

Como parte de los planes de contingencias de las organizaciones, se debe especificar funciones críticas, roles y actividades requeridas para mantener la organización funcionando ante una contingencia especifica. No todas estas funciones críticas podrán desempeñar sus funciones de forma remota, en algunos roles por la naturaleza de su trabajo ejercen funciones cuyas actividades son netamente presenciales, para lo cual, habrá que tomar otra serie de medidas que aseguren su presencia bajo modalidad de turnos bajo condiciones adecuadas de seguridad y de trabajo. Si bien es cierto que varía dependiendo el tipo de empresa, el personal critico dentro de un plan de contingencia no debería exceder de un 30% de la nómina. Ahora bien, con este personal se podría mantener operando la empresa en función de los procesos críticos definidos en el “Análisis de Impacto al Negocio” (BIA-Business Impact Analysis) pero si la contingencia permanece activa por un periodo más allá de lo estimado, ya la operación bajo esta modalidad estaría impactando de forma considerable el resto de los procesos, lo que implicaría de forma gradual ir activando como parte del plan nuevas funciones y roles dependiendo de la condiciones de su trabajo (remoto o en sitio).

Adicionalmente se debe planificar la incorporación de la tecnología correcta y entrenar a los equipos para trabajar bajo esta modalidad. Las áreas de TI y Seguridad de la mayoría de las empresas no están preparadas para el trabajo remoto y el acceso a gran escala fuera de la organización no pueden garantizar su correcta operación, disponibilidad y seguridad de las aplicaciones y de su entorno tecnológico, de forma oportuna y confiable. Otro aspecto para considerarse es el ancho de banda para la conexión a Internet, tanto de la Empresa (dependiendo del tipo de conexión) como el de las zonas residenciales donde habitan los empleados porque podrían no ser suficiente para que ellos pueden realizar su trabajo correctamente desde su casa.

También es importante resaltar que situaciones como el COVID-19, nos enseñan, con su potencia y capacidad de expansión, que las empresas no pueden seguir actuando de manera reactiva ante este tipo de eventos, improvisando en muchos casos planes de respuesta sin la debida planificación y que terminan afectando la productividad de los empleados y, por ende, los resultados de la empresa. En algunos países eventos como el COVID-19, se suman a los problemas de servicios básicos y comunicaciones (internet). Es por ello, que implementar modelos de trabajo remoto es una tarea compleja y represente un desafío para las organizaciones.

El trabajo remoto es una valiosa opción que puede traer múltiples beneficios si se implementa adecuadamente, pero la realidad nos hace cuestionar la flexibilidad y capacidad de las organizaciones para adaptarse a las situaciones imprevistas y sobrevenidas, es por ello, que es fundamental implementar un programa para el trabajo remoto que sea sostenido y escalonado, que desarrolle la cultura, competencias virtuales de trabajo e identifique, dimensione y planifique la incorporación de la tecnología necesaria que garantice la convergencia de todos estos factores en la construcción de un modelo productivo, seguro, eficiente y sostenible en beneficio de los empleados y de la empresa.