El objetivo es garantizar la seguridad de los empleados y lograr una mayor productividad.

Durante los últimos 12 meses, cada vez más organizaciones han acelerado sus procesos de transformación digital, debido al impulso del trabajo remoto. Nuevos datos revelan que el 57% de los líderes latinoamericanos dicen que planean adoptar un modelo operativo diferente al que tenían antes de la pandemia de COVID-19.

Entre los líderes latinoamericanos encuestados, más de la mitad (58%) dice que su principal motivación es crear una mejor experiencia general para los empleados, según un nuevo informe técnico de IDC patrocinado por Unisys Corporation (NYSE: UIS), titulado “Digital Workplace Insights” ™: Buscando Paridad digital y de experiencia para apoyar a la fuerza laboral híbrida ”.

“La firma de documentos digitales, o el proceso de personas u organizaciones que agregan una firma electrónica a un documento, ha permitido nuevas eficiencias y flexibilidad comercial al eliminar la necesidad de una firma manuscrita. Estas firmas electrónicas permiten que las partes firmen en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que ahorra tiempo, brinda a las empresas una ventaja competitiva y mejora la experiencia del cliente”,  afirma Stephen Davidson, director senior de gobernanza, riesgo y cumplimiento en DigiCert.

Varios procesos comerciales han cambiado para siempre como resultado de la pandemia, pero sin la seguridad adecuada, la transformación digital es vulnerable a ataques y posibles fallas del servicio. Las firmas digitales ofrecen más conveniencia que las firmas húmedas y, si se hacen correctamente, pueden ser aún más seguras para garantizar la confiabilidad y validez legal al firmar contratos, acuerdos o cualquier otro tipo de documento.

Sin embargo, no puede simplemente abrir un documento, agregar una firma y esperar que sea seguro. Para que la firma digital sea segura, necesita un servicio de firma de documentos digitales que cumpla con las regulaciones locales e internacionales y pueda cifrar sus documentos para mantenerlos seguros.

¿Por qué utilizar un servicio de firma de documentos digitales?

Garantizar la confianza entre las partes es fundamental para las personas y las organizaciones que realizan negocios. Con la reducción de las interacciones cara a cara, existe una mayor necesidad de generar confianza y validación en los documentos firmados para intercambiar con éxito sus contratos de forma segura, especialmente cuando no utiliza papel.

Utilizar una solución de firma de documentos lo ayudará a generar esa confianza y seguridad, eliminando la necesidad de interacciones en persona y firmas manuscritas. Además, solo con un proveedor certificado puede firmar documentos que sean legalmente vinculantes y reconocidos como iguales a una firma manuscrita.

Algunas caracteristicas de servicio de firma de documentos digitales:

• Se integra con muchos sistemas de gestión de documentos, lo que permite un manejo fluido de las transacciones de firma.
• Permite los flujos de trabajo en línea y el trabajo remoto al eliminar la necesidad de mensajeros y firmas manuscritas, mensajeros.
• Legalmente válido para la mayoría de las formas de transacción / firma.
• Permite firmas en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo.
• Proporciona una identidad validada para que las personas firmen de forma segura o para que las organizaciones procesen firmas / sellos electrónicos en masa.
• Se puede utilizar para firmar todo tipo de documentos.
• Es muy seguro.
• Reduce el impacto medioambiental de la impresión y el envío postal.
• Disminuye el costo y el error humano.
• Mejora la competitividad de una organización.
• Aumenta la satisfacción y la experiencia del cliente.

¿Cómo la firma de documentos digitales es segura con PKI?

Cuando se trabaja de forma remota o con partes en diferentes ubicaciones, es fundamental asegurarse que los documentos y contratos se transfieran de forma segura, y que pueda verificar con quién está haciendo negocios. Una de las formas más seguras de asegurar la firma de documentos digitales es a través de la tecnología de infraestructura de clave pública (PKI), que prueba la identidad y autenticidad del remitente y evita la manipulación del documento.

“Con PKI, una firma digital es un hash cifrado de su mensaje o documento que permite a los destinatarios verificar que el contenido no se haya alterado y verificar la identidad del firmante. A diferencia de una firma escaneada o mecanografiada, una firma digital protegida con PKI es prácticamente imposible de falsificar”, agrega Stephen Davidson.

Para garantizar que un documento sea legalmente válido, una solución de firma de documentos debe cumplir con estrictos estándares gubernamentales. Las operaciones europeas de DigiCert son un Proveedor de servicios de confianza calificado (QTSP) acreditado, lo que significa que estamos acreditados para proporcionar certificados digitales calificados para el nivel más alto de firma digital: la firma electrónica calificada. Una firma electrónica calificada cumple con los requisitos del reglamento eIDAS (No. 910/2014), que se reconoce en todo el mundo como el equivalente legal a una firma manuscrita. De hecho, el nivel de confianza es tan alto que el régimen calificado es un estándar de referencia para la identidad electrónica, las firmas electrónicas y la supervisión de la autoridad de certificación en todo el mundo. Además, ciertas industrias tienen regulaciones como HIPAA, que requieren pistas de auditoría para garantizar que los documentos firmados cumplan con las normas.

Firmar los documentos de forma segura

DigiCert ha desarrollado Document Signing Manager, una sencilla solución todo en uno para la firma de documentos digitales. Con Document Signing Manager, las organizaciones obtienen mayores niveles de soluciones confiables de firma digital que cumplen con los más altos estándares legales de la UE junto con recursos y experiencia locales dedicados. Además, no importa en qué parte del mundo se encuentre el usuario, DigiCert tiene una solución de firma para su caso de uso.

Document Signing Manager habilita firmas digitales que cumplen con estrictos estándares globales, incluidos EU eIDAS, Swiss ZertES y los requisitos técnicos de Adobe Approved Trust List (AATL). Además, como solución en la nube, no es necesario invertir en hardware; solo paga por lo que consume.

Asi mismo la solución facilita la administración, automatización y monitoreo de firmas digitales con Document Signing Manager, basada en la nube que ayuda a transformar digitalmente las organizaciones al permitir la firma de documentos digitales segura y legalmente vinculante en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Las organizaciones que utilizan Document Signing Manager pueden crear y automatizar la firma digital para personas físicas y jurídicas que están cifradas para evitar la manipulación y autenticadas para verificar la identidad.