• El 83% de los casos de fraude está asociado a la apropiación indebida de activos, incluida la exageración en los reembolsos. Al gestionar los gastos de manera automatizada se evitan estas situaciones.
• Al emplear procesos digitales de legalización de gastos es posible evitar el consumo de papel, que llega en algunos casos a las 10.000 hojas de papel al año por trabajador.

Nada más común en una empresa que el gasto que a diario hacen sus empleados, entre los que se cuentan gasolina, transportes, tiquetes aéreos, restaurantes, viajes, servicios de conectividad y elementos de oficina. Por lo general, los trabajadores que realizan dichos gastos tienen que proceder con su legalización.

¿Cómo hacer este proceso más fácil y sencillo? Diversas tecnologías permiten hoy a las organizaciones que las personas puedan gestionar estos gastos de forma automatizada, lo que representa múltiples beneficios.

A continuación, mencionamos tres ventajas que trae a las compañías la posibilidad de agregar tecnología a los procesos de legalización y gestión de gastos empresariales.

1. Menos uso de papel. La firma de investigación de mercados Gartner calcula que un empleado podría llegar a usar 10.000 hojas de papel al año; se estima que la mitad de los desechos de las corporaciones están compuestos de ese material. Por medio de plataformas digitales de gestión de gastos –que además permiten su automatización– es posible eliminar el uso de papel, algo que también trae beneficios para el medio ambiente.

En el caso de Volkswagen, la empresa alemana de fabricación de automóviles incluyó en su proceso de transformación digital la adopción de SAP Concur. Así logró cambiar todos los procesos de gastos de viáticos y representación a un formato digital, lo que redujo de manera significativa el uso de papel. De acuerdo con Daniel González, analista de Travel Management en Volkswagen, este proceso ha sido fundamental para evitar que la compañía acumule cientos de cajas de papeles en bodegas.

1. Optimización de tareas. Al realizar todas las tareas de forma digitalizada y automatizada, los colaboradores pueden reducir el tiempo que antes dedicaban a tediosos procesos de legalización. Con estas herramientas es posible completar informes de gastos automáticamente utilizando los recibos electrónicos de aerolíneas, hoteles, restaurantes y compañías de transporte terrestre.

Esto sirve para evitar el registro de cuentas manualmente a fin de mes, que genera reprocesos y cuellos de botella que impactan la productividad de la organización. “La implementación de plataformas tecnológicas para la gestión de gastos nos ha permitido reemplazar tareas que antes eran manuales y hoy, gracias a la tecnología, funcionan de manera automatizada”, comenta González, de Volkswagen.

1. Ahorro de costos. Gartner calcula, por ejemplo, que el 3 por ciento de los ingresos de una empresa promedio se destina al consumo de papel relacionado con facturas, impresiones y otros documentos que muchas veces son innecesarios. Por ello, la automatización de esta información ayuda a la reducción del uso de papel en grandes proporciones y así ahorrar costos.

Por su parte, cerca del 5% de los ingresos típicos de una organización se pierde debido al fraude cada año. Además, el 83% de los casos de fraude está asociado a la apropiación indebida de activos, incluida la exageración en los reembolsos. Miguel Ruiz, director de soluciones de SAP Concur para América Latina y el Caribe, destaca el valor de este tipo de soluciones, al ofrecer una visibilidad completa del flujo de gastos que hay en la organización, lo que impacta de manera directa y positiva en las finanzas de la compañía.

Áreas de las empresas que se benefician de la gestión automatizada de gastos

• Equipos financieros. Pueden ver dónde está el dinero en detalle. Esto significa que facturas y reembolsos se pagan a tiempo, se eliminan errores y fraudes, y las decisiones de negocio se basan en datos completos y precisos de gastos, además de ofrecer una visión clara del flujo de caja general.
• Gerentes de tecnología. Las tecnologías tradicionales y la mala alineación entre los equipos de TI y finanzas es una de las causas fundamentales de la mala gestión de los gastos. Cuando TI y finanzas trabajan juntos para automatizar la gestión de gastos, viajes y facturas puede conducir a una mayor satisfacción y cumplimiento de los empleados.
• Empleados. Al proporcionar a los empleados herramientas basadas en la nube que eliminan el tedio de los informes de gastos, pueden mantenerse productivos y dejar que se concentren en los trabajos para los que fueron contratados.
• Equipos directivos. Los líderes de las organizaciones quieren administrar sus negocios lo mejor posible y maximizar las ganancias. Con estas herramientas de gestión automatizada de gastos logran ofrecer lo mejor a los colaboradores, mantener los costos bajos y los ingresos altos.