• Repensar la forma en que manejamos los documentos es una necesidad urgente

Por: Eduardo Jordao, gerente senior de cuentas de canal en Adobe.

Al buscar en Internet las palabras burocracia y corrupción, encontramos contenido interesante sobre cómo estos dos temas se interconectan en el desarrollo de un país o incluso de una empresa. Por citar dos ejemplos, el Centro de Políticas Públicas de la Universidad Católica, afirma que, en términos de la gestión pública, hay desafíos, como la evaluación y monitoreo de este tipo de políticas. El cómo generar mecanismos de incentivos para mejorar los servicios públicos y que éstas pueden ser reconocidas por los usuarios. Mientras que el estudio del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) “Fin del Trámite Eterno: Ciudadanos, Burocracia y Gobierno Digital (2018)” traza una relación entre corrupción y burocracia.

Pero, ¿qué tienen que ver estos términos con la transformación digital?

Siguiendo el escenario empresarial de los últimos años, las empresas que más defienden la transformación digital, lo hacen desde la web hacia el exterior, y por dentro están sumergidas en documentos de papel, y en los organismos públicos el escenario es mayor aún. Los ciudadanos pierden horas de trabajo al resolver problemas burocráticos.

Hay quienes renuncian a los trámites, perdiendo la oportunidad de estar al día con documentación importante. Esto sin entrar en el tema de la corrupción, presentado en el informe del BID, lo que nos hace creer que quien tiene acceso rápido a un documento es quien tiene dinero, no quien tiene derecho.

El BID identificó que un flujo de documentos presencial cuesta 40 veces más de lo que costaría en un entorno digital. Y, según una encuesta de Forrester Consulting, por cada documento que migra de lo físico a lo digital, hay un ahorro de $ 6 dólares.

Burocracia y pérdida

Prepandemia vi cómo una entidad financiera contrató cinco camiones para migrar contratos de un almacén a otro, asumiendo costos y riesgos incalculables. Pospandemia, una institución pública enviaba contratos para ser firmados vía Uber, generando costos extra innecesarios.

La pregunta es, ¿por qué tardamos tanto en realizar de forma eficaz la transformación digital?, aun cuando existe una imperiosa necesidad por reducir costos y riesgos, preservar el medio ambiente, asegurar el manejo de datos y, además contamos con legislaciones que garantizan la firma electrónica.

Una respuesta es lo cultural. Poseer una escritura pública para comprar una propiedad da una sensación de posesión y seguridad, bastante diferente a la sensación de simplemente almacenar un archivo PDF de la misma escritura en un disco duro. Pero, ¿es sólo eso?

No lo creo. Los flujos de documentos son parte de los trabajos invisibles que se realizan con regularidad sin que percibamos su complejidad en nuestra vida diaria. No es nuevo tener tecnologías que garanticen que un documento puede ser firmado digitalmente cumpliendo con los requisitos legales, con integridad, prueba de la identidad del suscriptor y demostrando que el suscriptor pretendía ser parte del flujo de documentos.

Nada es más democrático que el derecho a acceder de forma rápida y segura a nuestros documentos, sin desplazamientos, ni horas de colas, mejorando la experiencia de usuario y el ejercicio de la ciudadanía.

Lo invito a que cada vez que escuche el término transformación digital, piense cómo maneja sus documentos a diario. Reflexione sobre cómo su empresa lo está haciendo. Y, cómo abordan este tema los organismos públicos con los que usted trabaja.