• Según un estudio encargado por Adobe, un 60% de los líderes de negocios y tecnología señala que las firmas electrónicas son un requisito fundamental para respaldar la continuidad y agilidad del negocio. La cifra aumenta al 77% en regiones con mayor madurez en el proceso de documentos digitales.
• Las firmas electrónicas se ajustan a las necesidades de la virtualidad, a su vez que permiten ahorrar tiempo e incrementar la seguridad.

De acuerdo con el Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (Unicef), la pandemia del COVID-19 obligó al 95% de los niños de América Latina y el Caribe a suspender su asistencia a las aulas y migrar hacia la educación virtual. Razón por la cual, Adobe, pone a disposición su solución Adobe Sign de firma electrónica, para el sector educativo, digitalizando documentos como solicitudes de inscripción y admisión o formularios de autorización.

En el último año, colegios, universidades e institutos se vieron obligados a sustituir los trámites presenciales por soluciones digitales, esto incluye la firma de cientos de documentos dirigidos a terceros, principalmente profesores, padres y estudiantes. Hoy las firmas electrónicas hacen parte de los protocolos estandarizados en el 47% de las instituciones de educación superior y 43% de ellas reconocen estar en proceso de implementarla como una práctica exitosa para su organización.

El reto no es menor, considerando que menos del 20% de los formularios de inscripción y admisiones, así como los contratos del personal en instituciones de educación superior, se hacen completamente en papel. “Los encargados de la toma de decisiones deben reconocer el valor que las firmas electrónicas proporcionan en la base de los esfuerzos de resiliencia comercial de su organización, y comprender su contribución a la madurez digital”, expresa Dario Llorente, Head of LATAM Channel Sales de Adobe.

De hecho, según dicho estudio encargado por Adobe, el 58% de los líderes de negocios dijo que la pandemia ha acelerado la adopción de firmas electrónicas por parte de los usuarios en sus organizaciones. En el segmento de educación superior esta cifra aumenta a 73%.

Ventajas de la firma electrónica

Adobe Sign, solución de firma electrónica de la compañía de software, permite crear, enviar, revisar, aprobar y firmar electrónicamente documentos y formularios administrativos en cuestión de minutos, sin necesidad de desplazamientos. También facilita la recopilación, búsqueda, almacenamiento y distribución de archivos respecto al trabajo que implica hacerlos en papel.

Los formularios de esta solución simplifican el proceso tanto para la institución educativa, como para el tercero, pues son fáciles de implementar frente a otras iniciativas de digitalización más complejas, se administran desde la nube y se dejan visualizar y firmar sin necesidad de descargas o registros, solo con un par de clics.

Entre los muchos beneficios de pasar del papel a la digitalización se cuentan los ahorros en tiempo y dinero, el fomento de la sostenibilidad y el aumento en productividad. El estudio de Adobe* encontró también que es posible ahorrar una hora y media en cada proceso, una cifra significativa considerando que cada día se gestionan decenas de formularios.

Además, Adobe Sign garantiza que la captura de firmas electrónicas se haga de forma segura y cumpla con los requisitos globales más estrictos, pues, en la mayoría de los países por ley, el uso de estas firmas es legalmente vinculante y tiene la misma validez y efectos que una firma manuscrita.

El servicio está integrado en el catálogo de productos de Microsoft, por lo que viene lista para trabajar con las aplicaciones que han usado tradicionalmente las instituciones educativas, como Word, Teams, Outlook o Excel.

El futuro de la virtualidad

El informe independiente encargado por Adobe*, concluyó que las empresas prevén que el 39% de su fuerza laboral siga trabajando de forma remota después de la pandemia, en comparación con una prepandemia del 20%, por lo que soluciones digitales como las firmas electrónicas son clave para mantener la continuidad del negocio.

El 67% de las empresas creen que los documentos digitales apoyan la resiliencia del negocio. Esta cifra sube a 77% en las instituciones de educación superior, lo que permite concluir que la adopción de firmas electrónicas se acelera y continuará creciendo en todas las regiones e industria.

El estudio de Adobe también demostró que “el 74% de las organizaciones utilizaron firmas electrónicas hasta cierto punto antes de la pandemia, especialmente en industrias pesadas por documentos, como servicios financieros, educación superior y gobierno”.

*Forrester, Procesos de documentos digitales en 2020: Un enfoque en las firmas electrónicas.

*Forrester, De qué Manera los Procesos de los Documentos Digitales Están Pasando de Ser Una Práctica Recomendada A Una Necesidad Empresarial