Las empresas se benefician de una solución de firma de documentos que proporciona autenticación del firmante, integridad de los datos que rodean el documento y capacidades de auditoría.

A medida que la transformación digital y el trabajo remoto han aumentado y la necesidad de transacciones y comunicaciones digitales, las personas, los equipos y las organizaciones confían cada vez más en la firma de documentos digitales. Esta clase de firma proporciona una identidad validada de los firmantes que genera confianza entre las partes, agrega seguridad a las comunicaciones y transacciones de documentos digitales y en línea, y crea un registro de auditoría, lo que elimina la necesidad de firmas manuscritas. Pero es una tecnología que avanza rápidamente, y las leyes y regulaciones en muchos países todavía están evolucionando para brindar la equivalencia legal para firmar documentos digitales con los métodos antiguos en papel.

Se estima que el tamaño del mercado mundial de la firma electrónica alcanzó los 2.800 millones de dólares en 2020, cifra que se proyecta alcanzará los 14.100 millones para 2026. Sin duda, esto permite dar cuenta de la creciente adopción mundial de esta tecnología. En este contexto, cada vez más empresas alrededor del mundo, desde bancos y compañías de seguros hasta agencias gubernamentales, están utilizando firmas electrónicas para digitalizar sus procesos de acuerdos internos y externos. Si bien los beneficios de la firma electrónica se conocen desde hace años, recientemente, el acceso limitado a los canales presenciales (por ejemplo, en las sucursales) y el auge del trabajo remoto han acelerado la adopción de la firma electrónica por parte de más empresas.

Lo primero para tener en cuenta es que, al momento de suscribir cualquier contrato, siempre se deben tener en cuenta los principios de autonomía de la voluntad de las partes, libertad contractual y libertad de formas, que reconocen la facultad de los contratantes de autorregular las condiciones de contratación, entre ellas, por ejemplo, las formas en que se perfecciona un contrato. Lo anterior significa que, independientemente de que las partes se encuentren en dos países diferentes, en principio su voluntad de aceptar el uso de la firma electrónica es suficiente para que ésta produzca efectos jurídicos en la contratación o en cualquier otro documento relacionado.

Dependiendo de cada país, una firma electrónica puede incluir desde una fotocopia de una firma manuscrita, mecanografiada o dibujada, hasta hacer clic en el botón “Acepto”. Estos tipos de firmas se pueden agregar fácilmente a la mayoría de los documentos electrónicos, incluidos los documentos de Word y PDF. Pero también se pueden copiar o falsificar fácilmente, lo que crea inseguridad jurídica en caso de disputa. Sin embargo, existe una opción para aún más seguridad: las firmas digitales. Las firmas digitales son firmas electrónicas que utilizan tecnología de infraestructura de clave pública (PKI) para garantizar que un documento no se pueda modificar sin invalidar la firma. Al elegir firmas digitales, las empresas se benefician de una solución de firma de documentos que brinda autenticación del firmante, integridad de los datos que rodean el documento y capacidades de auditoría.

En Colombia, las firmas electrónicas (incluidas las firmas digitales basadas en certificados) se utilizan a menudo en los negocios y el comercio para los procesos de liquidación. Esto abarca desde procesos basados en documentos B2E (empresa a empresa), B2B (empresa a empresa) y B2C (empresa a consumidor). Sin embargo, hay algunas circunstancias en las que todavía se requiere una firma tradicional. Esto incluye notarizaciones y ciertos instrumentos negociables, como cheques bancarios, que requieren una firma manuscrita (“tinta húmeda”).

En Brasil, existen tres tipos de firmas electrónicas. suscripción simple, avanzada y calificada, esta última es la más segura de todas. Vale la pena señalar que la ley brasileña solo se aplica a las interacciones entre personas físicas o jurídicas y órganos gubernamentales (excepto los procedimientos legales), así como a las interacciones entre diferentes entidades públicas y dentro de ciertas entidades públicas. En otras palabras, estas reglas no se aplican a las relaciones estrictamente personales.

Cómo firmar legalmente un documento electrónicamente

Los requisitos legales para firmar documentos varían según la región y el país. Algunos países tienen leyes minimalistas que permiten que las firmas electrónicas sean exigibles en prácticamente todos los casos, con muy pocas excepciones. Otros países tienen leyes prescriptivas en las que existen reglas específicas sobre cómo puede crear y firmar acuerdos en línea. Finalmente, algunos países tienen una combinación de leyes tanto minimalistas como prescriptivas. En los Estados Unidos, los requisitos para un documento electrónico firmado legalmente se encuentran en la Ley de Firma Electrónica federal, o en las implementaciones estatales de la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA), y en Europa es el Reglamento eIDAS.

De acuerdo con la ley en países como Colombia, tanto la firma electrónica como la firma digital basada en certificados tienen la misma aplicabilidad que la firma manuscrita. Sin embargo, una firma digital generalmente se considera más segura, porque está respaldada por un certificado digital asociado de manera única con un individuo y tiene un mayor nivel de seguridad con respecto a la identidad. Dicho esto, las firmas electrónicas son muy utilizadas y no existen documentos para los que la ley exija el uso de certificados digitales personales.

Una firma electrónica podría incluir escribir el nombre, hacer clic en una casilla de verificación o agregar una imagen de la firma. En algunos países, estas firmas básicas son legalmente válidas, dependiendo del acuerdo de las partes firmantes. Sin embargo, en caso de disputa, a menudo depende del firmante demostrar que la firma es válida.

“La seguridad de la firma digital hace que esta prueba sea más fácil de establecer. Una firma digital es un hash cifrado de un mensaje que cualquier persona que tenga una copia de su clave pública puede descifrar, por lo que su firma no se puede copiar en otros documentos. También incluye la identidad verificada del firmante. Por lo tanto, la mejor forma de firmar electrónicamente un documento dependerá del nivel de seguridad y de los requisitos legales que se deban cumplir en el determinado país” afirma Dean Coclin, director senior de desarrollo empresarial de DigiCert.

Las firmas digitales se crean utilizando un certificado digital que incluye la información de identidad verificada del firmante. Las autoridades de certificación (CA), como DigiCert, validan la identidad del firmante antes de emitir el certificado digital al firmante. Después de aplicar la firma digital a un documento, si se altera algún aspecto de ese documento, la firma se romperá o invalidará. La firma le asegura al destinatario que la integridad del documento aún está intacta, al tiempo que incorpora información sobre el firmante y el momento de la firma.

“La forma más segura de firmar un documento es a través de una solución confiable basada en la nube que protege las claves privadas del firmante y realiza el cifrado y descifrado de documentos de forma segura”, agrega Dean Coclin,

Simplifique con el software de firma de documentos

Los servicios de firma de documentos pueden admitir pruebas de identidad remotas para registrar fácilmente grandes grupos de firmas y tener los flujos de trabajo para automatizar varias necesidades de firma y grandes volúmenes de firmas o documentos, sin una inversión adicional en hardware por parte de una empresa. Las organizaciones pueden implementar la firma de documentos digitales segura y legalmente vinculante en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo con el servicio de firma de documentos.

Como líder mundial en PKI, DigiCert ha desarrollado Document Signing Manager, una sencilla solución integral para la firma segura de documentos digitales. Al usar Document Signing Manager, puede implementar más rápido con una solución de firma digital confiable que ofrece una solución de firma para su caso de uso, sin importar en qué parte del mundo se encuentre.

Document Signing Manager permite firmas digitales que cumplen estrictos estándares globales, incluidos EU eIDAS (calificado y avanzado), Swiss ZertES (calificado y regulado) y los requisitos técnicos de Adobe Approved Trust List (AATL). Además, al ser una solución en la nube, no es necesario invertir en hardware.