• Al no contar con Sistemas de Gestión Documental, las entidades y organizaciones corren el riesgo de tener duplicidad de la información, pérdida de tiempo, gastos de dinero en archivo e infraestructura, errores de comunicación y sanciones legales por incumplimiento de la ley 594 de 2000.

Los motores de una acelerada transformación digital siguen avanzando en el ámbito empresarial, mostrando con esto la necesidad de seguir implementando mejores prácticas en el manejo de documentos, lo cual ha trazado una hoja de ruta para trabajar en la reducción del uso de papel, la productividad, ahorro de espacios y disminución de sanciones legales.

“Las grandes industrias y organizaciones no pueden dejar de lado la tecnología, pues sin duda, es indispensable para agilizar procesos documentales y la gestión de archivos, de no tenerla los lleva al fracaso, pues la cantidad de información que se maneja amerita un soporte tecnológico como la implementación de software especializados en dichos procesos. Cabe resaltar que, en este tipo de avances, Colombia ha evolucionado y somos más las compañías nacionales que tenemos la experticia en el manejo de Sistemas de Gestión Documental exitosos”, asegura Manuel Enciso, director comercial y de mercadeo de Digital Ware.

La puesta en marcha de Sistemas de Gestión Documental reduce costos innecesarios entre un 50% y 70%, a su vez, aumenta la productividad en la realización de tareas porque permite tener acceso rápido a la documentación, pero para lograrlo también es importante saber implementarlo de la manera correcta, por eso debe tener en cuenta estos puntos:

1. Reconocer el valor de un archivo digital: Alrededor del 40% del tiempo de un colaborador se destina a trabajar en archivos no esenciales, el 20% lo dedica a la búsqueda de información y el resto a las actividades que generan valor. De acuerdo al estudio de PricewaterhouseCoopers (PwC) e International Data Corporation (IDC), gestionar de manera consciente y precisa los documentos es un factor clave para optimizar los procesos al interior de la organización.
2. Afrontar el reto con un equipo multidisciplinario: Al interior de la organización se deberá conformar un grupo multidisciplinario que conozca de temas legales, gestión de archivo, sistemas de información, administración, entre otras, esto facilitará el cambio organizacional al que se enfrentan.
3. Detectar y priorizar las necesidades de la organización: Es diferente lo urgente de lo importante, por ende, es pertinente realizar un diagnóstico que permita identificar las necesidades en gestión documental, como se hace el intercambio documental y la forma en que se trabaja actualmente.
4. Cumplir con las normas: Existen normas y leyes en las cuales se soporta los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo. Esto con el propósito de enmarcar de manera legal los cambios que se puedan estar generando. Se deben contar con herramientas tecnológicas que vayan alineadas con la normativa colombiana.
5. Evaluar la tecnología actual: Generalmente las empresas ya cuentan con algunas herramientas tecnológicas, no las descarte a la hora de la implementación y permita robustecer el sistema de su empresa optimizando los recursos actuales.
6. Fomentar procesos ágiles y efectivos: Esta acción tiene el propósito de alinear los objetivos del sistema con los estratégicos de la empresa, al mismo tiempo que se deben sincronizar los procesos, las personas e información.
7. Busque un aliado: Para asegurar el éxito en la transición cuente con el apoyo de especialistas que le ayudarán a analizar sus necesidades, implementar y soportar la solución tecnológica y capacitar a través de una unidad de aprendizaje para los usuarios.

Sin duda alguna, la implementación de estos sistemas de manera correcta y contando con un buen asesoramiento, permitirá a las empresas continuar con su migración a lo digital contribuyendo al cuidado del medio ambiente, el cumplimiento de normas sobre el manejo de archivos y la llegada a un nuevo nivel empresarial.