Dadas las nuevas condiciones laborales en el último año y la optimización de tiempos y espacios, la digitalización ha encaminado todo a una transformación acelerada y obligada para algunas compañías y entidades, .
Gracias a todos estos cambios ha sido necesario actualizar mecanismos de autenticación e integridad de la información, por eso la legislación empezó a admitir firmas digitales y firmas electrónicas aparte de las firmas manuscritas, sin embargo, aún se ven dificultades en algunos procesos y en algunas entidades, como lo son las notarías que que día a día gestionan cientos de documentos asociados a trámites legales que van desde lo corporativo a transacciones entre personas.
Con el fin de que la firma digital no sea un dolor de cabeza para entidades y compañías CyTe, compañía especializada en criptografía y seguridad de la información comparte estas cinco recomendaciones:
- Determine si el mecanismo de firma que requiere digital o electrónica de la mano de una asesoría legal.
- Si sus procesos (nómina, certificados) requieren firma digital, lo debe hacer de la mano de expertos en seguridad, que le brinden asesoría.
- La firma digital no es una bala de plata de seguridad, debe revisar el proceso que desea asegurar para detectar puntos vulnerables (tecnológicos y de personal).
- Hacer un diagrama de flujo o documentación del proceso donde quiere aplicar firma digital le permitirá analizar en qué puntos la información a proteger está desprotegida, y podrá analizar si la firma digital es suficiente para protegerla o si necesita hacer cifrado de información y aplicar otros controles.
- Si va a hacer uso de firma digital, recuerde que no solo basta con realizar bien la firma, si no que debe educar a los participantes del proceso para que sepan verificar bien los documentos firmados.
Es tiempo de permitir tanto en entidades gubernamentales como en empresas, opciones digitales que llevarán a una evolución de los procesos, de esta manera se disminuirá notablemente la presencialidad que desacelera la productividad y competitividad en momentos en que la reactivación económica es vital.
Las entidades como la Superintendencia de Notariado y Registro tienen un gran reto para empezar a evolucionar sus procesos de notariado público para permitir opciones digitales, en reemplazo de los engorrosos procesos presenciales de tener que ir a una notaría para hacer una fila de pago y luego esperar en sitio a que un notario ponga un sello.
Existen muchos vacíos con respecto a la validez de una firma digital y su diferencia con una firma electrónica, es por esta razón que Miltón Quiroga gerente general de CyTe, empresa especializada en criptografía, hace la diferencia entre las dos:
La firma digital está hecha con algoritmos criptográficos seguros, y requiere software con capacidades criptográficas para elaborar y verificar dichas firmas; es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.
Una firma electrónica es un concepto más genérico, en el cual se pueden contemplar diferentes opciones de autenticación como lo firma manuscrita escaneada (imprimir un documento, rmarlo con esfero, y luego escanearlo), claves personales como el pin de la tarjeta, o aspectos biométricos como la huella digital, la voz (como cuando contratamos servicios públicos por teléfono), o el rostro. En este aspecto, dependiendo del nivel de seguridad requerido y de la sensibilidad del proceso que se quiera proteger, en algunos casos basta con aplicar un mecanismo de firma electrónica, mientras que para otros procesos más sensibles será necesario invertir en una firma digital.
