La digitalización es un factor que cada vez cobra mayor importancia entre las pequeñas y medianas empresas. Así lo refleja el creciente interés de los negocios en apostar por la transformación digital y la automatización de procesos, como la adopción de la facturación electrónica, un cambio que presenta diferentes avances y desafíos en varios países de la región.

Hoy en día, de acuerdo con un estudio del Grupo Seres, el 63,1% de los países de todo el mundo utilizan la factura electrónica. Dentro de este porcentaje, el 30,8% emplean la e-factura de manera obligatoria. A nivel mundial, Latinoamérica lidera este proceso, según detalla la investigación[1].

Optimizar la facturación, el manejo de información contable y la emisión de comprobantes son factores tan relevantes entre las pymes, que en 2018 el 39% de los gerentes latinoamericanos indicaron que ya utilizaban aplicaciones móviles para cumplir con estos aspectos[2]. Esta cifra aumentó en 2019 a 53%, según detallan los resultados de la encuesta de pequeñas y medianas empresas de América Latina, Visión Pymes, realizada anualmente por Brother International Corporation[3].

Sin embargo, pese a las ventajas que ofrece la e-factura, en muchos países todavía se desconoce esta modalidad. Los miembros del Grupo Asesor de Pequeñas Empresas de América Latina para Brother explican los retos y oportunidades de la facturación electrónica en sus países. Aunque hay muchos factores técnicos, económicos y sociales que influyen al momento de realizar este cambio, los ejecutivos coinciden en que es un proceso necesario y presenta muchos beneficios para las empresas.

Colombia: Ejemplo de masificación de la factura electrónica

Colombia se encuentra en una posición privilegiada. La factura electrónica tiene validez en el país desde 1996. Sin embargo, no fue hasta 2016 que el gobierno y las entidades regulatorias implementaron su uso obligatorio y llevaron a cabo un proceso de masificación para dar a conocer esta alternativa, de acuerdo con el reporte de Seres.

Para Ilana Milkes*, fundadora y CEO de World Tech Makers, una empresa con sede en Bogotá que se dedica al desarrollo de soluciones educativas tecnológicas, los principales beneficios de este cambio son la reducción del impacto medioambiental y mayor transparencia en los negocios, en especial cuando se trabaja con equipos remotos. “La contabilidad es uno de los pilares fundamentales de cada organización. En Colombia, más del 60% del empleo es generado por pymes o medianas empresas. La incidencia que tienen a nivel económico y social es muy grande. Facilitar el acceso interno o externo a esos datos financieros aportaría significativamente al desarrollo digital”, explica la empresaria colombiana.

Costa Rica: Uno de los líderes globales en el uso de la e-factura

En Costa Rica, la factura electrónica está disponible desde 2007. Sin embargo, la obligatoriedad comenzó a regir desde 2018 y ha tenido grandes resultados. Desde hace dos años, este país es uno de los líderes globales en el uso de comprobantes electrónicos, según el estudio de Seres.

Este cambio representó muchos desafíos para las pymes, según detalla Jason Acuña*, cofundador de Outer Space Coders, una empresa especializada en desarrollo web y móvil. Sin embargo, en su caso, la implementación de la e-factura se convirtió en una oportunidad de negocio. El empresario costarricense desarrolló un complemento para que los sitios de E-Commerce puedan emitir facturas electrónicas de forma directa.

Para Jason Acuña*, el mayor desafió en el proceso de implementar la facturación electrónica es la capacitación sobre su uso. “Aunque parezca que pagar un software es más caro, este se debe de pagar de todas maneras, pero la eliminación de la factura física conlleva un beneficio monetario”, detalla Acuña.

Ecuador: El cambio apuesta por la satisfacción del cliente

La iniciativa de facturación electrónica se lanzó en 2012 en Ecuador y, en tan solo dos años, se logró aplicar la obligatoriedad para ciertos sectores. Desde 2014, firmas de diversas áreas como tarjetas de crédito, cadenas comerciales, operadores de telefonía, exportadores, empresas públicas, entre otras, cuentan con esta modalidad y, en 2019, empezó a regir la obligatoriedad también para las pymes, según detalla el Servicio de Rentas Internas en su página oficial[4].

Según Andrea Zambrano*, diseñadora y fundadora de Salmos Store, la principal ventaja de la e-factura es la capacidad de brindar un mejor servicio. “La facturación electrónica, gracias a la velocidad y confianza de la información que se encuentra digitalizada, es un proceso ágil y les permite a las empresas optimizar su tiempo y emplearlo en otras actividades para brindar al cliente un servicio más eficiente e innovador”, explica la empresaria ecuatoriana.

Panamá: Un proceso que promete grandes resultados

El uso de la e-factura en Panamá todavía es voluntario. El proyecto de cambio de la factura de papel por la e-factura comenzó en 2016. El gobierno panameño implementó un plan piloto entre 2018 y 2019 con 43 empresas grandes de diversos sectores, que decidieron sumarse y colaborar con la prueba. Por esta razón, a partir de este año, los esfuerzos están concentrados en la masificación voluntaria, de acuerdo con la información del reporte de Seres.

Para Alejandro Carbonell*, cofundador de Tutorez, la facturación electrónica es una herramienta positiva para las pymes, puesto que permite tener ahorros en equipo y papel y, además, facilita el pago de impuestos al guardar un respaldo confiable de todas las finanzas de un negocio. “Particularmente en mi negocio, hemos usado únicamente facturación por medios digitales y nos ha permitido ser más eficientes”, relata el empresario panameño.

“El principal reto que supone el cambio de facturación en las pymes es la adopción de nuevas tecnologías. La transformación digital avanza de forma acelerada y exige que las empresas estén conectadas en la era digital. En Brother brindamos soluciones para acompañar a las pymes en su proceso de transformación tecnológica, ayudarlas a que se adapten a las exigencias del mercado y se conecten con las necesidades del cliente, y así poder crecer y tener éxito. Nuestro objetivo es trabajar al lado de las empresas y apoyar los esfuerzos que realizan para encaminarse hacia la digitalización”, menciona Caty Di Maggio, Vicepresidente Regional de Ventas y Mercadeo para Latinoamérica de Brother International Corporation.

*Miembros del Grupo Asesor de Pequeñas Empresas de América Latina para Brother International Corporation. Este grupo de exitosos emprendedores trabaja al lado de Brother International Corporation brindando una visión local del emprendimiento en la región.