Los sistemas empresariales no solo deben entregar información relevante para la toma de decisiones, también deben proveer un apoyo inteligente a la gestión colaborativa. No se trata solo de trabajar en equipo, sino de que la productividad personal haga su aporte específico a los equipos de trabajo, a través de herramientas que simplifiquen la automatización de procesos y permitan crear conocimiento colectivo. Así, la comunicación y el intercambio de información se hace parte integral de la cultura corporativa.
Ejemplos hay muchos. Primero están los más comunes, que todos conocen y que se usan incluso fuera del trabajo, como el correo electrónico, los repositorios de información o las aplicaciones para tener videoconferencias. Además, existen otras herramientas menos conocidas y un poco más específicas, como las aplicaciones para manejar órdenes de trabajo o de gestión de proyectos, como Wrike, Slack o Asana. Con estas opciones se puede llevar la comunicación como un chat, de modo ordenado, fijando fechas y recordatorios.
Los beneficios son muchos, aunque el más importante es que, junto con facilitar la comunicación entre dos o más interlocutores, que es la base de cualquier organización, aumenta el control de la gestión visibilizando resultados, porque este tipo de aplicativos permiten dejar registro de los acuerdos o material asociado. Las partes, de hecho, pueden consultar sobre los compromisos tomados, los plazos acordados, fijar recordatorios e incluir a más personas posteriormente. Lo que se busca, finalmente, es evitar la duplicidad de información o las incertezas sobre actividades o tareas. Se mitigan riesgos y se puede administrar de buena forma el flujo de los proyectos, dado que los compromisos, responsables y plazos son conocidos por todos.
En esta área, las tecnologías que se asoman con fuerza son las herramientas de gestión personal (ya sea tiempo, recursos y compromisos). Y aunque vienen funcionando desde hace algunos años, su adopción no ha sido tan rápida, ya que requieren de un esfuerzo personal para asumirlas en lo cotidiano. Ya estamos acostumbrados, por ejemplo, a tener cada vez más información almacenada en nuestros smartphones, por lo que no nos parece extraño que el propio equipo anuncie lo que tenemos que hacer. Pensando un poco más allá, las herramientas que suman inteligencia artificial y que permiten compartir información entre distintos usuarios, cada vez de forma más personalizada comenzarán a tomar notoriedad.
Con todo, el principal desafío es la gestión del cambio, ya que por lo general estas tecnologías son adoptadas por un grupo específico de personas que gustan de ser pioneros, pero que demoran en consolidarse, ya que no existe suficiente información al respecto o no hay suficiente claridad de ellas.
